効果的なデータ破壊ポリシーを持つことの重要性

データ破壊ポリシーに含まれるものは何か

一般的に、データ破壊とはデータを完全に破壊することであり、様々な方法で実施されます。データを破壊する適切な方法を決定する主な要素のひとつは、データの機密性です。いくつかの方法では他の方法に比べて安全性で劣るため、機密性の高いデータは記憶媒体そのものを物理的に破壊して処分されるべきです。データ破壊ポリシーに組み込むことができる方法には次のようなものがあります。

物理的データ破壊

この方法は最も安全性が高いと考えられ、機密性が高かったり極秘扱いの情報を破壊するのに最も良い方法です。IT資産の処分とも呼ばれていますが、この方法は問題のデータを記憶媒体から消去するだけではありません。記憶媒体を物理的に破壊して100%復元不能にします。この方法の欠点は、記憶媒体を再利用することができずコストがかさむ点です。

安全なデータ消去

この方法は大半のタイプのデータに適していて、記憶媒体を完全に破壊する必要がないため他の目的で記憶媒体を再利用することができます。この方法は、特殊なソフトウエアを使ってデータを無意味なバイナリーコードに上書きする専門のデータ破壊機関が行わなければいけないことに注意してください。この方法は十分に安全で効果的と考えられますが、物理的に記憶媒体を破壊する方法ほど安全性は高くありません。

データ破壊ポリシーにバックアップデバイスを含める

重要なデータのバックアップをとっておくことの必要性は誰もが認識していますが、データが必要なくなり破壊する際にバックアップデータの存在を忘れることがよくあります。適切なデータ破壊ポリシーには、全ファイルのバックアップの破壊も含めるべきです。不要になったバックアップデータをそのまま残しておくことにより、セキュリティリスクが生じます。

さらに安心できるようトレーサビリティを追加する

データ破壊ポリシーは実際のデータ破壊だけを扱うべきだと考える人がいるかもしれませんが、そうではありません。実際、データ破壊ポリシーはデータを活用している間のデータ保護対策も含める必要があります。重要な要素は、データのライフサイクル全体を通して記憶媒体とデータをいつでも見つけられる機能です。これを可能にする方法のひとつは、記憶媒体のシリアル番号でどこにあるか追跡し続けることです。これによって全てのデバイスが確認でき、物理的な盗難に関連するリスクを最小限にできます。

サービスプロバイダーを賢く選択する

価値のあるデータ破壊ポリシーには、信頼のおける専門性が高いデータ破壊スペシャリストを含める必要があります。評判の良い外部のサービスプロバイダーを使えば、国際的なベストプラクティスに従ってデータを破壊され、破棄証明書の形で確認を受けることができるでしょう。こうした証明書の保持により、GDPRや同様の規制の下で企業が完全に責任を果たしたことが証明できます。